מה עושים בשביל לקבל מכתב המלצה מהמעסיק?

מחקרים מראים שנכון להיום, כל עובד בישראל מתחת לגיל 40 יחליף לפחות שלושה מקומות עבודה במהלך חייו ואף יותר.

בעידן המודרני אנשים התרגלו לדלג בין רעיונות והם כל הזמן מחפשים ריגושים חדשים ומסלולי פיתוח, הן ברמה האישית וגם כשמדובר על הקריירה שלהם. הגישה הזו רלוונטית בכל הרבדים וכאמור, גם בפן העסקי.

העובדה שכולנו מחליפים עבודות בקצב מסחרר, יוצרת מצב לפיו קיים פער בין כמות מחפשי העבודה והביקוש הרב לבין מספר המשרות הפנויות וההיצע המצומצם הקיים בשוק.

לכן, כדי להצליח להתקבל למשרה תחרותית ונחשקת במיוחד, לא די בכך שתהיה מוכשר יותר מאחרים ושיהיו לך קורות חיים שמנוסחים מעולה, אתה חייב גם מכתב(י) המלצה.

זה נכון שמעסיקים מבצעים בדיקות רקע על מועמדים פוטנציאליים בגוגל וכן ברשתות החברתיות כמו פייסבוק ולינקדאין, אבל אין זה מבטל את חשיבותם של מכתבי ההמלצה.

מכתב המלצה איננו רק אוסף של מחמאות גרנדיוזיות ותלושות מהמציאות, כי אם כלי חשוב שמשמש את המעסיקים הפוטנציאליים, לפני ואחרי שהם נפגשים איתך לראיון עבודה. ישנם מעסיקים שדורשים לצרף מכתבי המלצה כבר במעמד שליחת קורות החיים ואילו אחרים יבקשו לקבל המלצות רק במידה וימצאו אותך כמועמד מתאים לתפקיד.

זה נכון שייתכן ותיקלע לכמה רגעי מבוכה כשתצטרך לבקש את מכתב ההמלצה ממעסיק לשעבר או מבוס שהעסקתך אצלו הסתיימה ממש לפני שנייה או שתעמוד בפני מצב בעייתי במידה והיחסים בינך לבין הבוס שממנו אתה אמור לבקש המלצה הסתיימו בקרייסס, אבל המכתב הזה ישמש אותך נאמנה בהמשך ולכן אסור לוותר עליו.

בכתבה הבאה נסביר כיצד להתגבר על המבוכה ולבקש מכתב המלצה מהגורמים הרלוונטיים (גם במקרה שהבוס הישיר מסרב לכתוב המלצה), נפרט מה בדיוק צריך להיות כתוב בו ונדון בנקודות המרכזיות בנוגע להשפעתו של המכתב על המשך עתידך התעסוקתי.

להתגבר על המבוכה ולבקש המלצה בכתב

העצה הראשונה לגבי מכתבי המלצה היא לא להסס לבקש אותם. זו אמנם שיחה שדורשת מאיתנו לקחת נשימה עמוקה, לבלוע את אי הנעימות ולהפגין ביטחון, אבל החדשות הטובות הן שאתה לא היחידי שעמד ועוד יעמוד בפני אותה סיטואציה.

לא משנה אם אתה זה שהגשת מכתב התפטרות והודעת על עזיבתך או אם פוטרת מסיבות כאלו ואחרות, הרגע שבו עליך לבקש את המכתב הוא רגע מביך ומלחיץ.

קח בחשבון שאלא אם כן פוטרת משום שכשלת בתפקידך או שהיה משבר אמון בינך לבין המנהלים בחברה, תמיד כדאי לבקש מכתבי המלצה. אגב, גם אם לא הסתדרת עם הבוס מי יודע מה ואתה חושב שיש מישהו אחר בחברה בתפקיד בכיר שיכול להמליץ עליך, זה בסדר גמור לפנות אליו ולבקש ממנו המלצה.

בכל אופן, כשאתה מבקש את המכתב יש כמה דגשים שחשוב לשים לב אליהם וביניהם:

ממי מבקשים?

ישנה חשיבות רבה לשאלה מי כותב עליך את מכתב ההמלצה, שכן ממליצים בדרג בכיר יהיו עדיפים על מנהלים זוטרים ולכן אם היית תחת ניהולו הישיר של מנהל זוטר, עדיף לבקש מכתב המלצה לא רק ממנו, אלא גם מהמנכ"ל או גורמים אחרים בראש ההיררכיה בחברה, תלוי בקרבתך אליהם ובמידת היכרותם איתך.

כמו כן, שווה תמיד להחזיק במכתב המלצה מאיש מקצוע בתחום המומחיות הישיר שלך, שכן זה יראה מצויין וייעשה רושם חזק על מעסיקים פוטנציאליים בעתיד.

טיימינג

רצוי לתאם מראש פגישה עם המעסיק לפני שאתה מסיים לעבוד באותו מקום ולא להזכיר את המכתב על הדרך או בדיעבד. התנהלות שכזו נתפסת כאחראית ורצינית יותר והופכת את גם את התייחסותו של כותב המכתב לזהה.

במידה וכבר סיימת את עבדותך ומכל סיבה שהיא טרם נכתב מכתב ההמלצה, כדאי להתקשר באופן אישי ולבקש מהמעסיק לשעבר שיכתוב אותו. שיחת טלפון אישית תעזור לוודא שהוא אכן מעוניין לכתוב לך המלצה וכמובן, להנחות אותו בנוגע לנקודות החשובות שאתה רוצה שיופיעו במכתב, בהתאם למשרה שאליה אתה צפוי להתמיין.

טובה ולא חובה

זה נכון שמאוד מקובל לבקש מכתבי המלצה ואלא אם היה סכסוך רציני בינך לבין המעסיק הקודם, סביר להניח שהוא גם יענה לבקשתך בחיוב, אך חשוב להבין שאין מדובר בחובה חוקית.

המעסיק יכול להחליט אם הוא מעוניין לכתוב המלצה או לא וזו הסיבה, בין היתר, שכדאי לדבר בנימוס ולהכיר תודה על הזמן שהוא מקדיש לך. כמובן, שיש לנסות להקל על המעסיק כמה שיותר עם כתיבת המכתב, בין אם על ידי הכוונה ובין אם בכך שתמתין ללוחות הזמנים שלו.

מה בדיוק מכתב ההמלצה צריך לכלול

על מנת שמכתב ההמלצה יהיה מחמיא, אמין ויעיל, כלומר שישרת אותך לחיוב בדרך למציאת המשרה הבאה שלך, יש כמה דגשים שצריך לקחת בחשבון.

ראשית, תבין לאן אתה רוצה להתקדם בקריירה שלך ורק אחר כך תוכל להכווין את המעסיק בנוגע לכישורים המקצועיים ולתכונות האישיות שתשמח שיוזכרו במכתב.

שנית, תעביר למעסיק תבנית לכתיבה שתוכל לשמש אותו במידה וירצה בכך, כדי להקל עליו ולחסוך לו זמן. התבנית לא נועדה להכניס לו מילים לפה אלא לקצר את הדרך, במקום שהמעסיק יצטרך לשבור את הראש ולחשוב למה כדאי להתייחס ולמה לא.

המכתב צריך להיות קצר וקולע, מנוסח בעברית תקנית וברור וכן להופיע על גבי דף מכתבים רשמי של החברה, לכלול תאריך, שם של המעסיק ותפקידו, השם שלך (שלא חלילה יראה כמו מכתב גנרי) וכמובן, חתימה בסוף המכתב וכן פרטי התקשורת, במידה וירצו להתקשר אל המעסיק לשעבר.

התוכן של המכתב צריך לכלול את משך העסקתך בחברה, מהות התפקיד, התחומים שהיו באחריותך, הישגים שצברת, תכונות, מיומנויות וכישורים וסיבת העזיבה, כלומר סיבת הפיטורים או ההתפטרות.

במעמד זה נדגיש שאיזון במכתב משפיע על האמינות וחשוב לשים לב שלא מדובר במכתב מוגזם שנראה כמו מגילת אסתר גדושה בשבחים והשתפכויות ארוכות ומייגעות.

מכתב כזה יעייף את מי שקורא אותו וגרוע מכך, הוא עלול לפגוע באמינות. חייב להיות איזון וגם מילות השבח על כמה היית עובד מועיל וחיובי לחברה ובכלל זאת ציון נקודות חיוביות כמו חריצות, מסירות, מוטיבציה גבוהה, ראש גדול, יחסי אנוש טובים וכך הלאה, צריכות להיות במינון שפוי.

מכתב המלצה שאין קשר בינו לבין המציאות לא רק שיכול להיתפס כלא אמין, אלא גם עלול לסבך את המעסיק שלך, שכן עובדים שפוטרו וקיבלו מכתב המלצה מדהים, יכולים להחליט פתאום שהם תובעים את המעסיק בגין פיטורים שלא כדין ולטעון שפוטרו בגלל אפליה או בשל הריון וכיוצא בזה.

מכאן עולה, שלאותו מכתב יש תוקף משפטי ולכן הכרחי שהדברים שיופיעו בו יהיו תואמים את העובדות בשטח. זו אגב הסיבה שלא מומלץ לכתוב את המכתב בעצמך ורק להחתים את המעסיק כפי שהרבה עובדים נוטים לעשות, כי קל מאוד לזהות מכתב לא אותנטי, שלא באמת נכתב על ידי המנהל.

איך לקבל מכתב אם קשרי העבודה הסתיימו ברע?

כפי שהוזכר לעיל, לעיתים יחסי עבודה בין עובד למעביד יכולים להסתיים רע וזה כלל לא משנה מה הוביל לסיום השלילי של היחסים. במצב כזה עובדים רבים נוטים לוותר על מכתב ההמלצה מתוך מחשבה שבלאו הכי הבוס לא יענה לבקשתם וזו טעות חמורה. זה שהבוס ואתה הסתכסכתם, לא אומר שכל התקופה שבה עבדת באותו מקום צריכה ללכת לאבדון וההתנהלות החכמה בסיטואציות שכאלו, היא פשוט לפנות למישהו אחר מהחברה כדי שיכתוב עבורך מכתב המלצה. זה יכול להיות מנהל אחר שהיית עמו בקשרים טובים, מבחינה אישית ו/או מקצועית, מומחה בחברה שמכיר אותך ואת כישוריך וכיוצא בזה.

חשוב להדגיש שכאשר תגיע אל אותו אדם על מנת לבקש ממנו שיכתוב עבורך את המכתב, חשוב מאוד שתסביר את הסיבה שבגינה בחרת לפנות אליו ולא למעסיק הישיר שלך. כנות שכזו תעודד את אותו אדם לכתוב עבורך את המכתב. כדי להסיר לחלוטין את החשש שמא אותו ממליץ פוטנציאלי יסרב לבקשתך, רצוי לפנות מראש אל מישהו שאתה יודע שמעריך אותך והיה מיודד עמך, כזה שסביר להניח ישמח לעזור לך להצליח בתפקידך הבא במקום העבודה החדש.

חוות דעת חיובית בדרך למשרה הבאה שלך...

כפי שוודאי נוכחת לגלות, חיפוש עבודה יכול להיות עסק לא פשוט בכלל ועל אחת כמה אם אתה מתמודד על משרות תחרותיות.

בכל מקום שבו תעבוד, תקפיד לסיים יפה את היחסים בינך לבין המעסיק, כדי שתוכל לזכות בהמלצות שיסייעו לך בהמשך וגם אם לא כך קרה, תשדל לצבור במהלך הדרך אוהדים, הן בין הקולוגות והן בין המנהלים. מכתב המלצה אמין, שנראה וכתוב יפה, ענייני, משכנע ומרשים, בהכרח יגדיל את סיכוייך להתקבל למקום עבודה חדש.

יתרה מכך, חוות דעת חיובית תאפשר לך עמדת מיקוח טובה יותר בנוגע לתנאי העסקתך ולשכר במידה ותתקבל.

נוסיף ונאמר שרצוי לצרף מספר מכתבי המלצה ממעסיקים שונים וכן ממעגלים רלוונטיים, לדוגמא מרצה שהכיר אותך היטב או מפקד בצבא, זה במידה שלא חלפו שנים רבות מאז שחרורך והברזל עדיין לא התקרר.

כשאתה מצרף את מכתבי ההמלצה נסה לקדם לראש הרשימה ממליצים רלוונטיים, כלומר כאלו שמכירים אותך מהתקופה האחרונה ושעבדת תחתיהם בתפקיד שקשור לתחום שבו אתה מחפש עבודה עכשיו.

טיפ אחרון לסיום: חשוב לשמור עותקים של המכתב, הן במחשב והן עותקים קשיחים, כדי שיהיה לגיבוי במידה ותמצא את עצמך בעוד כמה חודשים או שנים מחפש שוב עבודה.

מכתבי המלצה איכותיים יעזרו לך לא רק בקבלה לעבודה, אלא גם אם תרצה להתקדם לתפקידים בכירים יותר והם מהווים חלק משמעותי במיתוג אישי ומקצועי של עובדים בהווה וחשוב לא פחות - גם בעתיד.