הליכי מיון לקבלה לעבודה וחוק הגנת הפרטיות

ביום 28.2.2012 פרסם רשם מאגרי מידע מטעם הרשות למשפט, טכנולוגיה ומידע במשרד המשפטים, הנחיה מס' 2/2012 בדבר תחולת הוראות חוק הגנת הפרטיות על הליכי מיון לקבלה לעבודה ופעילות מכוני מיון לקבלה לעבודה.

ההנחיה נכנסה לתוקף מיידי עם פרסומה, אולם הרשם החל באכיפתה רק כעבור 3 חודשים.  מטרת ההנחיה הינה להגן על פרטיות המידע האישי שנאסף אודות מועמדים לעבודה בשלבי המיון של קבלתם לעבודה, לרבות במסגרת מבחני ההתאמה שמכוני המיון עורכים להם ואשר חוק הגנת הפרטיות, תשמ"א-1981 חל עליו.

המדובר במידע הכולל ניסיון תעסוקתי קודם, השכלה, מצב בריאותי, סטטוס משפחתי ועוד.

מבדיקה שערך הרשם עלה כי לא כל מכוני המיון מקפידים על קיום הוראות החוק לגבי המידע האישי הנאסף אצלם בעת עריכת בדיקות התאמה לעובדים. זאת במיוחד ביחס לשימוש שהם עושים במידע, ובכל הנוגע לחובתם לאפשר לנבחנים לעיין בתוצאות המבדקים.

כתוצאה מכך התעורר הצורך לגבש את ההנחיה, אשר מתמקדת ביישום הוראות חוק הגנת הפרטיות על הליכי המיון לעבודה, בדגש על מכוני המיון. 

ההנחיה מתמקדת ביישום הוראות חוק הגנת הפרטיות על הליכי המיון לעבודה בדגש על פעילותם של מעסיקים באמצעות מכוני מיון.

הגדרת מעמד מכון המיון ומטרות השימוש במידע האישי

לגבי מכוני המיון נקבע באופן עקרוני כי כאשר מעסיק מבצע את הליך גיוס העובדים באמצעות מכון מיון, לא נוצרת מערכת יחסים נפרדת בין המועמד ובין המכון. למכון המיון אין זכויות שימוש או עיבוד נוספות של המידע אלא לצרכיו של המעסיק ועל פי הגדרותיו, ועל מכון המיון להחזיק בנפרד את מאגרי המידע של המעסיקים השונים.

גם המעסיק איננו חופשי לקבוע את הצרכים ואת מטרות השימוש במידע האישי ללא כל מגבלה, והינו כפוף להוראות החוק ולגדר הסכמת המועמד.

על המעסיק לקבוע רשימה מוגבלת של מורשי גישה מקרב עובדיו לתוצאות הבחינה ולמידע שנצבר אגב עריכתן, על בסיס הצורך שלהם להיחשף למידע זה למטרת הליך קבלת המועמד לעבודה.

אסור למכון המיון להעביר לעובדי המעסיק מידע שאינו חיוני להם להגשמת מטרת ביצוע הבחינה. גם למעסיק עצמו אסור לאסוף מידע שאינו נדרש למטרת הליך קבלת המועמד ואם נאסף מידע עודף שאינו דרוש למטרה זו, אסור למעסיק להמשיך ולשמור אותו. ממילא אם נאסף מידע עודף אצל המכון אסור לו להעביר אותו למעסיק.

קבלת הסכמת המועמד לעבודה לשימוש במידע האישי אודותיו

נקודת המוצא של ההנחיה הינה היא כי כאשר המעסיק מתכוון לעשות שימוש במידע אישי של מועמד כדי להחליט אם לקבלו לעבודה, עליו לקבל לכך את הסכמתו המפורשת. שכן, העיקרון היסודי בדיני הגנת הפרטיות הינו האיסור לפגוע בפרטיותו של אדם מבלי שיתן את הסכמתו לכך.

גם אם המועמד נתן את הסכמתו יוכל המעסיק או מכון המיון לעשות שימוש במידע אודותיו רק בכפוף לתנאים המצטברים הבאים:

• ישנה תכלית עסקית לגיטימית לשימוש במידע
• המידע רלוונטי להשגת אותה תכלית
• לא ניתן היה להשיג את התכלית בלי איסוף המידע האישי
• התועלת משמירתו ומעיבודו של המידע האישי עולה על הפגיעה בפרטיות הנגרמת למועמד כתוצאה מכך.

במידה והמעסיק או מכון המיון שמטעמו מבקשים להשתמש במידע האישי של המועמד למטרה שאיננה לצורך הליך הקבלה למקום העבודה של המעסיק, עליהם לקבל את הסכמתו המפורשת של העובד גם לכך.

כמו כן יש לוודא שהסכמת המועמד אינה נובעת מעמדת הנחיתות בה הוא מצוי ביום ביצוע מבדקי המיון או מרצונו לרצות את מי שמכריע בגורל משרתו.

ככלל, חזקה שהסכמה של מועמד הניתנת ביום ביצוע המבחנים או לפניו, לשימושים נוספים במידע, איננה מבוססת על רצון חופשי ואיננה תקפה. ההסכמה עשויה להיות תקפה רק אם נתן אותה המועמד לאחר שנמסרה לו החלטת המעסיק המקורי שהפנה אותו שהפנה אותו למבחנים, בדבר קבלתו או אי קבלתו לעבודה.

זכות העיון

על כל מעסיק ועל כל מכון מיון הפועל מטעמו לאפשר לכל מועמד לעבודה שעבר מבחני מיון והתאמה, לקבל את חוות הדעת בדיוק כפי שנמסרה למעסיק שהזמין את המבדקים, לרבות תוצאות של המבחנים ככל שנכללו בחוות הדעת. זאת אלא אם התקיימו הסייגים המפורטים בסעיף 13(ג) לחוק, אותם יש לפרש בצמצום ובדווקנות.

יש למסור למועמד הודעה מפורטת על קיומה של זכות העיון ועל מתכונתה, וזאת עוד לפני קבלת הסכמתו לביצוע המבדקים ולשימוש במידע אודותיו. על המעסיק או מכון המיון, לפי העניין, לאפשר לנבחן או לנציגו המוסמך לעיין בחוות הדעת בתוך 30 יום ללא תשלום.

עם זאת ניתן יהיה לצמצם במידה מוגבלת את זכות העיון של הנבחן, בתנאי שהנבחן יתן הסכמה נפרדת, מוקדמת, מפורשת ומדעת לכל מגבלה על זכות העיון אך ורק כמפורט להלן:

• אפשר להשמיט מחוות הדעת שתימסר לנבחן פרטים על סוג המבחנים ותוכנם, אך לא את הציונים המספריים שהתקבלו מניתוחם. זאת רק אם קיימת ודאות קרובה שיהיה בכך לפגוע בתוקף ובמהימנות של המבחנים או לחשוף סוד מסחרי של מכון המיון, ורק במידה הנדרשת למניעת הפגיעה או חשיפת הסודות האמורה.
• אפשר להשמיט מחוות הדעת הנמסרת לנבחן פרטים הנוגעים למעסיק שהזמין את הבחינה רק באם אין בהם מידע על הנבחן כמשמעותו בסעיף 7 לחוק, ובנוסף הם חושפים בפועל סוד מסחרי של המעסיק והשמטת הפרטים נדרשת במישרין למניעת חשיפת הסוד המסחרי.

כאן המקום לציין כי במסגרת הליך עת"מ 4749-04-12 אדם מילא בע"מ ואח' נ' רשם מאגרי המידע, הוגשה עתירה מנהלית בשם מכוני ההשמה כנגד ההנחיה, במסגרתה התבקש בית המשפט להורות על פסלות ההנחיה כולה, או על בטלותן היחסית של הוראות ההנחיה העוסקות בזכות של מועמדים לעיין בחוות הדעת של המכונים.

במסגרת הסדר פשרה שנערך בין הצדדים וקיבל תוקף של פסק דין ביום 22.4.2013 התחייבו מכוני ההשמה לאפשר לנבחנים לעיין בחוות הדעת שהועברה למעסיק, לרבות כל הממצאים, המסקנות וההערכות של המכון על תכונות האופי של הנבחן וכישוריו.

יחד עם זאת נקבע כי המכונים יוכלו להשמיט מחוות הדעת שיציגו לנבחן הערכות לגבי מידת התאמתו הפרטנית למשרה אליה נבחן.

הערכות אלו כוללות את שם המעסיק, מאפיינים ספציפיים של המשרה ורשימת התכונות הנדרשות לתפקיד וניתוח של מידת התאמתן של תכונותיו ומאפייניו האישיים של הנבחן לדרישות המשרה.

עוד הוסכם כי זכות העיון כוללת את האפשרות להעתיק את חוות הדעת, והיא תמומש במקום בו נערכה הבחינה ובשעות העבודה המקובלות במשק.

משך הזמן המרבי לשמירת תוצאות מבדקי המיון

במקרים בהם השימוש במידע לו הסכים המועמד הוא רק לצורך הליך המיון למקום עבודה ספציפי, על המעסיק או מכון המיון מטעמו לבער את המידע מיד כשהסתיים השימוש בו לצורך המיון לאותו מקום.

אם המידע עבר הליך של אנונימיזציה מוחלטת שאינה מאפשרת לייחס אותו לאדם אפילו בעקיפין אזי אין עוד צורך למוחקו.

הוראה זו אינה נוגעת למידע על מועמד שהתקבל לעבודה, אותו רשאי המעסיק לשמור במסגרת התיק האישי של העובד בכפוף לסייגים והכללים הרגילים החלים על איסוף מידע על עובדים והשימוש בו.

כמה מילים לסיכום

לאור האמור לעיל, עמדת הרשם לעניין תחולת הוראות החוק על הליכי מיון לקראת קבלה לעבודה ועל פעילות מכוני מיון הינה כדלקמן:

1. אין למכון המיון זכויות שימוש או עיבוד נוספות במידע על מועמד המופנה בידי מעסיק למבדקים במכון, אלא לצרכיו ועל פי הגדרותיו של המעסיק שהוא בעל המאגר וזאת בכפוף להוראות החוק והסכמת המועמד.
    
2. אם מכון המיון מחזיק במידע עבור מעסיקים שונים, עליו לוודא שאפשרות הגישה לכל מאגר תהיה נתונה רק למעסיק הרלבנטי. אם המכון מחזיק במידע עבור חמישה מעסיקים ומעלה, עליו למנות ממונה על אבטחת המידע.
    
3. אין להשתמש במידע אודות המועמד לעבודה למטרות נוספות, ובכלל זה מסירה למעסיק פוטנציאלי אחר, אלא אם המועמד נתן הסכמה מודעת ונפרדת לכל שימוש ושימוש במידע, לאחר שנמסרה לו הודעה מפורטת כנדרש בסעיף 11 לחוק.
    
4. הסכמתו של מועמד לעבודה היא הכרחית אך אינה מספיקה: מבחינת דיני הפרטיות היא יכולה להכשיר שימוש במידע אודותיו רק אם השימוש עומד גם במבחן התכלית הראויה ובמבחני המידתיות.
    
5. חובה לאפשר למועמד לעיין בחוות הדעת המילולית כפי שנמסרה למעסיק כולל תוצאות מבדקי ההתאמה ככל שנכללו בה, בסייגים ובתנאים המפורטים לעיל.
    
6. חובה למחוק את המידע על המועמד, או להפוך אותו לאנונימי לחלוטין, מיד כשהמידע אינו נחוץ עוד למימוש המטרה לה הסכים המועמד ולמטרות הלגיטימיות הנובעות ממנה במישרין כמפורט לעיל.