דיווח מקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדים

ככלל, בהתאם לתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (תשלומים לקופת גמל), תשע"ד-2014, מעסיקים שמעבירים תשלומים עבור החיסכון הפנסיוני של עובדיהם לקופת גמל, קרן השתלמות, או לביטוח פנסיוני של עובדיהם, צריכים להעביר דיווח מקוון על פרטי ההפקדה לחברה שמנהלת את קופת הגמל או קרן ההשתלמות או הביטוח הפנסיוני.

מעסיק שיפר את חובת הדיווח חשוף לקבלת קנסות כספיים מטעם הממונה על שוק ההון בגובה של 200,000 ש"ח.

הדיווח המקוון מטעם המעסיק אודות התשלומים שהוא מעביר לחיסכון הפנסיוני צריך להיעשות באמצעות קובץ נתונים דיגיטלי ובמבנה אחיד וזאת במועד שבו מועברים הכספים בפועל.

מנגד, התקנות גם מחייבות את כל החברות המנהלות לתת למעסיק מושב על אופן קליטת הכספים במערכות המידע שלהן.

לטענת רשות שוק ההון, הביטחון והחיסכון במשרד האוצר, יתרונות הדיווח המקוון, בשעה שהוא נעשה באופן תקין, מתבטאים בהיותו תנאי בסיסי לרישום הזכויות הפנסיוניות של העובדים כנדרש.

בנוסף, הדיווח המקוון התקין חוסך זמן יקר, מייעל את תהליך העברת ההפקדות לחברות המנהלות, מאפשר יכולת בקרה אחר אופן קליטת התשלומים שהמעסיק מעביר עבור עובדיו, וכן מאפשר אחידות בדיווח לכלל החברות המנהלות שהמעסיק מעביר אליהן תשלומים עבור עובדיו.

מועד החלת חובת מסירת הדיווח המקוון על המעסיקים

מועד החלת חובת מסירת הדיווח המקוון נקבע בהתאם להיקף מספר העובדים של המעסיק, באופן לפיו ככל שמספר העובדים המועסקים שלו הנו גדול יותר, כך גם יחול עליו מועד החלת חובת הדיווח מוקדם יותר, וזאת כפי שיפורט להלן:

• מי שמעסיק מעל 100 עובדים –  החל מיום 1.2.2016
• מי שמעסיק בין 50 – 100 עובדים –  החל מיום  1.2.2017
• מי שמעסיק בין 21 – 49 עובדים –  החל מיום 1.2.2018
• מי שמעסיק עד 20 עובדים –  החל מיום 1.2.2019 במקום ב-1.2.2018 וזאת בהתאם להודעת רשות שוק ההון מיום 6.11.2017

מי שמעסיק עד 5 עובדים – פטור מחובת הדיווח המקוון, אך זאת בתנאי שהוא עומד בכל התנאים המצטברים הבאים:

• המעסיק מסר לחברה המנהלת פעם אחת את פרטי העובד, פרטי המעסיק, פרטי הקופה והם לא שונו
• סכום ההפקדה לעובד זהה לסכום שהופקד במועד הדיווח הראשוני
• המעסיק נתן לחברה המנהלת הוראה לגביית כספים בכרטיס אשראי או הרשאה לחיוב חשבון
• החברה המנהלת אישרה למעסיק לא לדווח במועד ההפקדה

הפרטים שעל המעסיק למסור לחברה המנהלת במסגרת הדו"ח המקוון

פרטים לגבי ההפקדה

•    שם המעסיק.
•    מספר מזהה של המעסיק, כתובת דואר אלקטרוני ופרטי איש הקשר של המעסיק.
•    מספר מזהה של החברה המנהלת.
•    לעניין קופת גמל שאינה קופת ביטוח - מספר אישור קופת הגמל.
•    אופן הפקדת תשלומים ומועד הפקדתם.
•    סכום ההפקדה.
•    לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות העברה בנקאית - פרטי חשבון הבנק ממנו הועברו התשלומים וחשבון הבנק בו הופקדו התשלומים ומספר אישור ביצוע העברת התשלום.
•    לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות שובר תשלום - פרטי חשבון הבנק שבו הופקדו התשלומים ומספר אישור על ביצוע העברת התשלומים.
•    לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות שיק - פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו התשלומים, מספר הבנק, מספר הסניף ומספר השיק.

פרטים לגבי העובד

•    שם העובד, ומספר זהות.
•    חודש העבודה שבעדו הופקדו תשלומים לקופת גמל.
•    גובה השכר שלפיו חושבו התשלומים לקופת הגמל.
•    פירוט שיעור הפקדה לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל.
•    פירוט התשלומים הפטורים והתשלומים שאינם פטורים לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון הגמל.

פרטים על הפסקת התשלומים

•    עובד שהתשלומים בגינו לקופה הופסקו, על המעסיק לדווח על כך לחברה המנהלת במועד הדיווח לשאר העובדים. הדיווח יכלול את הפרטים הבאים:
•    מספר מזהה של החברה המנהלת.
•    שם המעסיק ומספר מזהה של המעסיק.
•    שם העובד ומספר ת.ז. של העובד.
•    סיבת הפסקת התשלומים.
•    מועד הפסקת התשלומים.

שלבי הליך הדו"ח המקוון

• על המעסיקים להעביר את הדיווח המקוון לחברות המנהלות במועד ביצוע ההפקדות בפועל.
• על החברות המנהלות להעביר למעסיקים אישור על תקינותו הטכנית של הדיווח המקוון, וזאת תוך 3 שעות ממועד העברת הדיווח המקוון על ידי המעסיק.
• על החברות המנהלות להעביר למעסיקים אישור מסכם אודות רישום זכויות העובדים לפי הדיווח, כלומר, אישור על העברת הכספים לייעודם ושיוכם לעובדים, וכן לדווח למעסיקים במועד זה האם קיימת בעיה כלשהי בביצוע העברת הכספים או ברישום, וזאת תוך 5 ימי עסקים ממועד העברת הדיווח המקוון על ידי המעסיק.
• על החברות המנהלות להעביר למעסיקים אישור חודשי ואישור שנתי, במסגרתם יפורט מצב הטיפול בכספי העובדים, שגיאות, ודרישות מהמעסיקים לתקן את הדיווחים ופירוט כספי העובדים שנקלטו באופן תקין במערכת.
• במידה והופסקה הפקדת תשלומים עבור עובד מסויים, והמעסיק דיווח על כך לחברה המנהלת, על החברה המנהלת להודיע לעובד על הפסקת התשלומים, והסיבה להפסקת התשלומים, וזאת במכתב בדואר ובתוך 30 ימים ממועד הפסקת הפקדת התשלומים.
• במידה והופסקה הפקדת תשלומים עבור עובד מסויים, והמעסיק לא דיווח על כך לחברה המנהלת, על החברה המנהלת להודיע לעובד ולמעסיק על הפסקת התשלומים, וכן על השפעת הפסקת הפקדת התשלומים על זכויותיו של העובד בקופת הגמל. במידה ולא התקבלה תגובת העובד או המעסיק להודעות החברה בחלוף שלושה חודשים מעת משלוח ההודעה הראשונה, תשלח החברה הודעה נוספת לעובד ולמעבידו על הפסקת הפקדת התשלומים.

קראו עוד בנושא: איפה כדאי לחסוך לפנסיה, ביטוח מנהלים או קרן פנסיה?