פורום זכויות עובדים ודיני עבודה

היי אני עובדת במוקד מכירות.
אנו פונים לאנשים להציע להם את המוצר שלנו, מתוך רשומות שקיימות במערכת. בנוסף-פונים אנשים אלינו לקבלת מידע על המוצר. לכל לקוח שפונה פותחים כרטיס טיפול וכן ללקוח מהרשומות קיים כבר כרטיס לטיפול. הכרטיס הוא ע"פ מס' טלפון של הלקוח. וזו גם צורת הזיהוי שלו.
אך מה קורה כששני בני זוג מבררים כל אחד עם הנייד שלו על אותו מוצר? וכל אחד מקבל שירות מנציג אחר.... מי יתוגמל????
הבעיה מתחילה כשלפתע ההנהלה או הנציג מגלה שישנו כרטיס כפול ואז השאלה היא מי יתוגמל?????
אשמח לשמוע דעתכם.