קבלת עובד/ת חדש/ה לעבודה - המדריך המלא!

תהליך גיוסו של עובד חדש איננו משימה פשוטה, על כך יכולים להעיד מעסיקים ומנהלים המגייסים כוח עבודה חדש בתדירות גבוהה.

גם אם הראיון היה מוצלח מאוד וגם אם המועמד החדש השאיר רושם בל ימחה על המראיין, עדיין אין זה בטוח כי הגיוס היה מושלם, והדרך להשתלבות בארגון, בחברה או בעסק תהיה סוגה בשושנים.

שכן כל המבחנים, הראיונות והאבחונים אינם יכולים להבטיח ב-100% הצלחה הדדית בהמשך, וישנם גם מקרים בהם מסתבר כבר בשלב מוקדם יחסית כי המועמד הנקלט איננו מתאים לעבודה.

יתרה מכך, לעיתים העובד שנקלט הוא אכן מוכשר מאוד ומומחה בתחומו, אך תהליך קליטה רשלני ולא מוצלח עלול לחבל בתוצאות. לעומת זאת, קליטה נכונה ומושכלת של עובד חדש, הכוללת מספר שלבים חשובים, היא מנוף להצלחה עתידית של העסק, הארגון או החברה.

המדריך שלפניך יסייע לכל מעסיק לקלוט ולקבל עובדת או עובד חדש/ה לעבודה בחברה, בדרך הנכונה והיעילה ביותר. שימו לב כי המדריך כתוב בלשון זכר אך מתייחס בכבוד מלא לשני המינים.

השלב הראשון: ראיונות עבודה וגיוס עובדים

כמו בכל פרויקט חדש בחיים ברמה האישית, הפוליטית, החברתית או בכל רמה אחרת, כך גם בעת קליטת עובד חדש בעסק ישנו מרכיב של חוסר וודאות.

את מרכיב חוסר הוודאות ניתן לצמצם למינימום באם נוקטים במספר צעדים כבר בשלב החיפוש והגיוס לעבודה.

בהקשר זה, ישנן מספר דרכים להפוך את שלב גיוס העובדים ליעיל ופשוט יותר.

בשלב ראשון חשוב ביותר להגדיר בצורה מדויקת מהן דרישות התפקיד מבחינה מקצועית, ומה הם המדדים לפיהם יש לבדוק את התאמתו של המועמד.

לאחר מכן ניתן לבחור במבחני הקליטה המתאימים ולהיערך לראיון בצורה טובה יותר.

שלב האבחונים והראיונות הוא שלב ארוך ומייגע אך בסופו לרוב נמצא המועמד המתאים ביותר לתפקיד.

במרבית המקרים בסיומו של שלב הראיונות ולאחר מציאת האדם המתאים לתפקיד, נערך גם משא מתן על תנאי העבודה ובסופו מגיעים שני הצדדים – המנהל והמועמד, להסכמה בעל פה על תנאים אלה.

מטבע הדברים, בשלב הבא יחתמו הצדדים על חוזה עבודה מסודר, כאשר מומלץ מאוד לכלול בחוזה זה גם תקופת ניסיון בתפקיד.

תקופת ניסיון זו היא מרכיב חשוב ביותר בקליטה לעבודה ובמהלכה ניתן לבדוק את התאמתו בשטח של העובד החדש למשרה המיועדת.

קיראו עוד בנושא: ראיון עבודה מוצלח

החלטת לקבל עובד חדש? עכשיו צריך חוזה עבודה!

חוזה העבודה הוא למעשה הסכם המגדיר את החובות והזכויות של העובד ביחס למקום עבודתו החדש. כמו חוזים אחרים, כך גם חוזה העבודה כפוף לחוקי דיני החוזים ומטרתו להגן על שני הצדדים מפני בעיות וסכסוכים העלולים להתרחש במסגרת העבודה.

בהתאם לחוק הודעה לעובד, שנחקק בשנת 2002, מחויב כל מעסיק לפרט בכתב את תנאיי העסקתו של כל עובד, ולמוסרם לו עד 30 יום מתאריך תחילת עבודתו.

הסעיפים שחשוב לכלול בכל חוזה העסקה

• פרטי הצדדים – שמות מלאים של החתומים על החוזה, מספר תעודת זהות של העובד ומספר העסק או החברה.
• תאריך תחילת העבודה.
• הגדרת תפקיד – פירוט מלא של תחומי האחריות של העובד והמשימות המוטלות עליו במסגרת תפקידו.
• היקף המשרה – שעות וימי עבודה, כולל חופשות.
• תנאי השכר – סעיף זה יכלול לרוב את סוג השכר – חודשי, שעתי או גלובלי ותגמול עבור שעות נוספות.
• זכויות נלוות – סעיף זה יכלול זכויות סוציאליות המעוגנות בחוק וכאלה שהן מרכיב נוסף, כדוגמת: ימי חופשה, בונוסים, קרנות השתלמות ופנסיה.  
• הגנה על המעסיק – סעיף זה יכלול כמה סעיפי משנה מקובלים, כדוגמת: שמירת סודיות, התחייבות לתקופת עבודה מסוימת ואי תחרות בעתיד.
• חתימות – בסיום מסמך החוזה יופיעו חתימות הצדדים המעורבים.

מבחינת הזמנים, ישנם שלושה סוגי חוזים: חוזה שאיננו מוגבל בזמן ופוקע רק במקרה של התפטרות או פיטורים, חוזה פרויקטלי המוגבל לתקופת פרויקט או תקופת התמחות, וחוזה מוגבל בזמן למילוי מקום או לתקופה מוגדרת, כדוגמת תקופת החגים.

>>> ליחצו לקריאה על חוזה לתקופה קצובה

שינוי בתנאי החוזה ניתן לבצע רק בהסכמה של שני הצדדים, למעט במקרים בהם חל שינוי בתנאי העבודה שאיננו מופיע בהסכם. במקרה זה, אם השינוי מתבצע מתוך תום לב, הסכמתו של העובד איננה נדרשת.

קבלת עובד חדש ליום הראשון בעבודה

לאחר החתימה על חוזה העבודה ומילוי טפסים שונים לביטוח הלאומי, לקרנות ולביטוחים פרטיים, וגם מילוי כרטיס עובד לצרכים פנימיים, מתחיל שלב הקליטה בעבודה.

שלב זה איננו פחות חשוב משלב הגיוס. תיאום ציפיות, היכרות עם בעלי התפקידים בחברה ופירוט נהלי העבודה הם כמה ממרכיבי הקליטה המשפיעים באופן ישיר על סיכויי הצלחתו של העובד בעתיד במקום עבודתו החדש, הן מבחינה אישית והן מבחינת הארגון, החברה או העסק.

למעשה, שלב הקליטה הוא השלב החותם את התהליך הממושך של חיפוש עובד חדש, וככזה הוא חשוב ביותר.

בכל תהליך קליטה למקום חדש ישנו, כאמור, מרכיב של חוסר ודאות עבור כל הצדדים המעורבים. המעסיק מצפה לראות כיצד ישתלב העובד החדש במקום העבודה וכיצד ימלא את דרישות המשרה, כאשר העובד החדש חושש לא רק כיצד יעמוד בציפיות ממנו אלא גם כיצד יקבלו אותו בעלי התפקידים האחרים בחברה וכיצד יתייחסו אליו.

מעסיק טוב יכול לסייע לעובד החדש ולהקל עליו להיקלט בצורה טובה יותר במקום העבודה על ידי נקיטת כמה צעדים מושכלים. מעבר לכך, לקליטה נכונה ישנם גם יתרונות רבים מבחינת המעסיק.

היכרות והדרכה נכונות חוסכות בזמן, במשאבים מיותרים וגם בכסף. כמו כן, הפחתת הלחץ הנפשי של העובד מגבירה את שביעות רצונו, את יעילותו ואת תרומתו לחברה.

באותה מידה, היא מגבירה את המוטיבציה שלו ומונעת מראש התפטרות כתוצאה מחוסר שביעות רצון. בהתאם לכך, יש להתכונן בצורה נכונה לקליטת העובד החדש עוד לפני הגעתו אל מקום העבודה.

לרוב, כוללת היערכות נכונה לקראת קבלתו של עובד חדש לעבודה הכנה של תוכנית קליטה מסודרת וכתובה. בתוכנית שכזו יש לתת את הדעת גם על פרטים טכניים ואפילו כאלה הנראים כזניחים. את תוכנית הקליטה נהוג לחלק לשני סוגים – קליטה ברמה הכללית וקליטה ברמה המקצועית.

תוכנית קליטה כללית, כשמה כן היא: תוכנית הכוללת מידע כללי מקיף על מקום העבודה החדש.

בהקשר זה, מומלץ לכתוב חוברת קליטה קצרה הכוללת פרטים חשובים, כמו ההיסטוריה והעבר של החברה, מדיניות החברה, חזון, יעדים ומטרות, נהלים, תנאי העבודה, כללים פנימיים, כדוגמת: ישיבות, פעילות חברתית מחוץ לשעות העבודה וימי חופשה מיוחדים,  הטבות לעובדים, שעות העבודה, שעות ההפסקה ושעות המנוחה.

כמו כן יש לתת לעובד חדש דף קשר הכולל מידע חשוב על בעלי התפקידים בחברה ופרטי יצירת קשר הכוללים כתובת דוא"ל, מספר טלפון פנימי ומספר טלפון נייד.

חוברת זו היא מועילה ביותר, והעובד החדש יוכל לעשות בה שימוש יומיומי בייחוד בתקופת עבודתו הראשונית. לצד חוברת הקליטה הכללית, מומלץ לכתוב גם חוברת קליטה מקצועית.

חוברת זו תכיל, מטבע הדברים, מידע מקצועי הקשור למילוי התפקיד, כאשר מטרתה היא להקל על העובד להבין את מקומו בתוך המערכת וגם למלא את דרישות התפקיד שלו ביעילות.

בפן המקצועי חשוב לפרט: תפקיד המחלקה אליה משתייך העובד, המבנה ארגוני של המחלקה, מיקומה, דרישות התפקיד ותחומי האחריות, יעדים ומטרות אישיות, מידע על רשתות המחשבים הפנימיות כולל הרשאות כניסה והגדרות הדואר האלקטרוני, עמיתים לעבודה, למי ניתן לפנות במקרה של בעיות או שאלות וכללי זהירות שונים הם חלק מהמידע החיוני שיש לכלול בחוברת המקצועית.

שתי החוברות שהוכנו מבעוד מועד ימסרו לכל עובד חדש ביום הראשון בעבודה.

התחלת עבודתו של עובד חדש - הלכה למעשה

ביומו הראשון של העובד במקום העבודה מתחיל שלב הקליטה המעשי, העשוי להימשך אפילו כמה שבועות, ביחס ישיר למהות התפקיד ולדרישותיו.

גם שלב זה, בדומה לקודמיו, הוא חשוב ביותר ויש לו השפעה ישירה על הצלחתו העתידית של העובד במקום העבודה. את שלב הקליטה המעשי ניתן לחלק לשני היבטים עיקריים – ההיבט האישי-חברתי וההיבט המקצועי.

מבחינת ההיבט האישי חברתי, חשוב מאוד להקפיד על התנהגות מתאימה בכדי שהקליטה תהיה נעימה ומוצלחת. הקפידו לקבל את העובד החדש, בייחוד בימי העבודה הראשונים, בחיוך ובסבר פנים יפות, התעניינו בשלומו ושוחחו עימו שיחה אישית וקלילה על מנת לשבור מעט את המתח.

ברכו את העובד החדש על הצטרפותו לחברה ואחלו לו בהצלחה. נקטו בפעולות שונות על מנת שהעובד החדש ירגיש נינוח בסביבה החדשה ולא כזר.

הקדישו מספיק תשומת לב להיבט הקליטה החברתי, הציגו אותו לעובדים בזמן הסיור במקום העבודה ובמחלקה, והכירו לו את עובדי החברה לא רק מבחינה מקצועית אלא גם עם דגש אישי.   

ההיבט המקצועי הוא החשוב ביותר מבחינת תהליך קליטה נכונה, והשפעתו על ההצלחה בהמשך היא מכרעת.

בהתאם לכך כולל שלב זה כמה מרכיבים חיוניים:

• חוברות הדרכה – לאחר קבלת הפנים תנו לעובד החדש את חוברות ההדרכה שהכנתם מראש.
• מידע חשוב – תנו לעובד הסבר קצר ומדויק בעל פה על החברה, על בעלי התפקידים ועל המשרה אליה הוא מאויש.
• סיור במבני החברה – קחו את העובד לסיור מסודר במתקני החברה ובמשרדיה, ותנו לו הסבר קצר על תפקידה של כל מחלקה ועל הקשר בין המחלקות השונות. ערכו סיור מקיף יותר בסביבת עבודתו הקרובה של העובד ושימו דגש גם על מתן מידע שימושי לצורכי עבודה וגם לצרכים אישיים.
• תפעול של ציוד – תנו הסבר על תפעול הציוד הנחוץ לעבודה יומיומית.
• היכרות עם בעלי תפקידים – ערכו היכרות אישית בין העובד החדש ובין עובדי החברה האחרים, ובייחוד עם צוות העובדים במחלקה אליה מסונף העובד החדש.
• היכרות עם ספקים ובעלי עניין אחרים – ערכו הכרה גם עם בעלי תפקידים שאינם עובדי החברה אך מנהלים עימה קשרי עסקים.

תהליך ההכשרה של עובד חדש

תהליך הקליטה לעבודה כולל לרוב גם שלב חיוני ביותר של הכשרה. שלב זה נעשה באמצעות חפיפה במילוי התפקיד או באמצעות הדרכה מסודרת, ולעיתים בשילוב של שני מרכיבים אלה יחד.

משמעותו של המונח "חפיפה" היא למעשה אימון, לימוד והכשרה המתבצעים תוך כדי עבודה, בלווי העובד הפורש מהתפקיד או בלווי של עובד אחר, המתמחה בתחום עבודתו של העובד החדש.

בהתאם לכך, יש להצמיד לעובד החדש מדריך שילווה אותו בימיו הראשונים בעבודה, כדי שהקליטה תהיה יעילה, מהירה ומוצלחת. בהקשר זה, חשוב לבחור באדם המעוניין לבצע את התפקיד ואיננו קצר רוח, בכדי שידריך את העובד בסבלנות וביעילות.

שיטת חפיפה זו היא אמנם שיטה יעילה ביותר, והיא מאפשרת לרכוש ידע מעשי והתמחויות שונות תוך פרק זמן קצר, אך פעמים רבות אין היא מספיקה, ודרושה גם הכשרה תיאורטית רחבה יותר. מסיבה זו, לעיתים מומלץ לבצע בנוסף לחפיפה גם הדרכה מסודרת.

הדרכה מסודרת כוללת, למעשה, כמה ימים או שבועות של התלמדות והכשרה בתחום התפקיד, הן מבחינה ביצועית והן מבחינה תיאורטית, תוך שימוש בכלים שונים, כדוגמת: חומר קריאה, מצגות, מפגשי הדרכה עם בעלי תפקיד שונים בחברה ואפילו ביצוע תרגולים.

צעדים ראשונים במקום עבודה חדש...

לאחר סיום תהליך הקליטה יעשה העובד את צעדיו הראשונים בחברה במטרה להצליח ולהתאקלם בה.

בשלב זה, מומלץ מאוד לעקוב ברגישות, ממרחק מה ובעדינות אחרי תהליך התאקלמותו המקצועית, האישית והחברתית של העובד בחברה, ולעודד אותו להשתלב בה ולקחת אחריות גדולה יותר על עצמו.

כדי לוודא כי תהליך הקליטה הצליח, נהוג בתום כחודשיים עד שלושה חודשים לסיים את תקופת הניסיון, לבצע משוב מסודר ולזמן את העובד לשיחה עם מנהל החברה או עובד בכיר אחר.

במקרה בו שני הצדדים מרוצים יגיע תהליך הקליטה לסיומו המוצלח והעובד יהפוך לחלק בלתי נפרד מעובדי החברה האחרים. במקרים בהם תוצאות המשוב אינן עומדות בציפיות מומלץ מאוד לשקול אפשרות להחליף את העובד ולהימנע מראש מתוצאות בלתי רצויות בהמשך ומבזבוז זמן ומשאבים מיותרים.

ליחצו כאן והכנסו לפורום הגדול בישראל לזכויות עובדים ודיני עבודה!